С 2020 года вводятся в действие электронные трудовые книжки.
Организациям следует в срок не позднее 1 июля 2020 года уведомить сотрудников о данном переходе. При этом необходимо раскрыть информацию, что сведения о стаже будут храниться электронно в ПФР. Кроме того, нужно уведомить работников, что они вправе выбрать способ ведения трудовой книжки - в электронном или бумажном виде.
Заявления на ведение книжек в электронном или бумажном виде должны быть поданы до окончания 2020 года. Если сотрудник выберет первый вариант, то он получит на руки бумажную трудовую книжку, а все данные будут сразу заноситься в базу ПФР. Для получения информации человек может обратиться непосредственно в Пенсионный фонд или у своего работодателя получить выписку о стаже по форме СТД-Р.
Если человек выберет второй вариант (ведение бумажной книжки), то работодатель должен будет заполнять трудовую в обычном порядке, а также направлять сведения в ПФР для формирования электронной трудовой. Если сотрудник не подаст заявление, то компания также должна вести трудовую книжку в двух форматах.
В связи с вводом электронных трудовых компаниям вменена еще одна обязанность: передавать в ПФР отчет СЗВ-ТД, которые можно сделать с помощью сервиса 1С-Отчётность. Он формируется, если по персоналу произошли какие-либо кадровые изменения - прием или увольнение сотрудников, изменение квалификации или специальности, перевод на иную должность и т.д. Кроме того, в СЗВ-ТД нужно включать информацию по заявлениям персонала о способе ведения их трудовых.
Для создания комфортных условий перехода на электронные трудовые книжки, компаниям целесообразно разработать инструкцию, в соответствии с которой мероприятие будет внедряться. Для этого нужно обозначить:
- что именно должны сделать кадровик и бухгалтер на первоначальном этапе;
- кто из них будет отвечать за сдачу СЗВ-ТД;
- конкретные сроки подачи сотрудниками заявлений на формат ведения трудовой книжки.
Целесообразно собрать заявления о ведении бумажных трудовых книжек в январе, а направить эту информацию в ПФР не позднее 15 февраля 2020 года (срок переносится на 17 февраля, поскольку 15-ое число приходится на субботу). Если же сотрудники хотят, чтобы трудовая велась в электронном формате, то лучше подождать с приемом заявлений до конца года. Дело в том, что работодатель обязан поставить запись в бумажной трудовой о подаче сотрудником заявления на ведение книжки в электронной форме. Однако в Инструкции по заполнению трудовых книжек пока нет точной формулировки этой записи, а потому кадровик может ошибиться с заполнением трудовой.
